Wanneer gebruik je nu Microsoft Excel of Power BI?
Microsoft Excel is voor veel gebruikers hét programma voor het verwerken en visualiseren van gegevens. Nagenoeg iedereen is ermee vertrouwd, het is gebruiksvriendelijk en heeft een intuïtieve User Interface (UI). Toch is het vandaag voor veel ondernemingen niet meer het walhalla van weleer. De hoeveelheid data waarover ondernemingen beschikken, is de voorbije jaren enorm gegroeid. Hierdoor steeg de vraag naar meer geavanceerde Business Intelligence (BI) tools zoals Microsoft Power BI. Het geeft bedrijven de mogelijkheid om enorme hoeveelheden data te verwerken en te visualiseren in interactieve dashboards.
Maar is door de opkomst van BI-tools Microsoft Excel overbodig geworden? In deze blogpost geven we de voor- en nadelen van Power BI en Microsoft Excel en leggen we uit wanneer welk programma het best tot zijn recht komt.
Microsoft Excel vs. Power BI
Microsoft Excel is een spreadsheet-programma met cellen, rijen en kolommen dat gebruikt wordt voor het labelen en structureren van gegevens. Het is een rekenprogramma waarmee je snel inzichten kan verkrijgen door middel van draaitabellen, grafieken en overzichten.
Power BI is een krachtige Business Intelligence (BI) tool van Microsoft. Power BI verzamelt en combineert data uit diverse databronnen waarmee vervolgens interactieve dashboards gecreëerd worden. Het doel is om nieuwe inzichten te creëren doordat gegevens eenvoudig en op een duidelijke manier met elkaar gedeeld worden zodat ondernemingen sneller en betere beslissingen kunnen nemen.
De voor- en nadelen van Excel vs. Power BI
Té vaak wordt gezegd dat Microsoft Excel het softwareprogramma is voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) en Power BI voor de grote bedrijven en multinationals. Bedrijven die deze filosofie volgen verliezen vaak de synergiën tussen beide tools!. Ze hebben namelijk beide een meerwaarde als ze op de juiste manier gebruikt worden, voor het juiste doel. Maar wanneer gebruik je nu welk programma?
1. De leercurve
Microsoft Excel is al jaren de industriestandaard waardoor gebruikers vaak vertrouwd zijn met het schrijven van (eenvoudige) formules en het maken van (complexe) berekeningen. Microsoft Excel heeft als voordeel dat het verzamelen en verwerken van gegevens en het creëren van grafieken ad hoc gebeurt volgens de intuïtie van de gebruiker. Het leerproces is eenvoudig en kan eenvoudig aangeleerd worden aan de hand van YouTube tutorials, bijvoorbeeld.
In tegenstelling tot Microsoft Excel waar vaak ad hoc gewerkt wordt, wordt bij Power BI een gestructureerd proces gevolgd:
- Data verzamelen en connecteren van de verschillende databronnen
- Data opkuisen en transformeren
- Modeleren van de gegevens en uitvoeren van berekeningen
- Visualiseren van de gegevens in rapporten
- Publiceren van de rapporten in de Power BI Service
- Creëren van dashboards
- Delen van de rapporten en dashboards met de gebruikers
Waar een basiskennis van Microsoft Office volstaat om aan de slag te kunnen met Microsoft Excel, zal Power BI net iets meer kennis en opleiding vereisen.
2. Verzamelen van data
Microsoft Excel excelleert wanneer het gaat over het verwerken van data uit één of enkele statische databronnen. Het is niet (of héél moeilijk) om databronnen te connecteren aan een Microsoft Excel spreadsheet. Wil je gegevens verwerken, dan zullen deze eerst manueel naar Excel gekopieerd moeten worden. Daarnaast heeft de grootte van de dataset ook een impact op de performantie. Hoe meer gegevens Microsoft Excel moet verwerken, hoe langer het zal duren om formules en grafieken te updaten.
Power BI daarentegen maakt het mogelijk om gegevens uit meerdere databronnen samen te brengen in één dataset. Zo zijn er connectoren naar alle bekende systemen van Microsoft zoals SharePoint, Azure en Dynamics 365, maar ook andere systemen zoals MySQL- en Oracle-databases, GitHub en Google Analytics. De databronnen kunnen via Direct Query (real time) en Import (interval) geconnecteerd worden waardoor het rapport automatisch geüpdatet wordt als er in de onderliggende databron iets wijzigt. Doordat de grootte van de dataset geen impact heeft op de performantie van het rapport of dashboard kan Power BI enorme hoeveelheden data verwerken.
3. Verwerken en visualiseren van data
Microsoft Excel heeft als voordeel dat je de data uit de databron rechtstreeks kan wijzigen. Daarnaast is het maken van berekeningen en schrijven van wiskundige formules heel eenvoudig. Heb je nood aan rapporten met veel eenvoudige of complexe tabellen, dan is Microsoft Exel de perfecte oplossing. Wil je in Excel complexe dashboards maken, dan vraagt dit of veel kennis of vereist dit het gebruikt van voorgemaakte templates.
Wil je gepersonaliseerde en interactieve dashboards met veel visuals, dan is Power BI de betere keuze. In Power BI plaats je zelf slicers, visuals en tables op het canvas om rapporten en dashboards te creëren zonder de noodzaak van voorgemaakte templates. Power BI beschikt standaard over heel wat standaardvisualisaties (line charts, pie charts, bar charts, donut charts, cards, maps, KPI-cards …) en custom visuals die je kan downloaden in de Microsoft AppSource om je rapport vorm te geven. Het voordeel hier is dat de visuals verbonden zijn met elkaar, dit wil zeggen dat als je klikt op één of meerdere visuals ook de rest zal filteren. Elk visueel element doet dus automatisch dienst als filter.
4. Delen en gebruiken van rapporten en dashboards
Als je Excel-bestanden wil delen met gebruikers, dan zal dit alleen gaan door deze op een cloudbased platform zoals Microsoft SharePoint te plaatsen. Het nadeel is dat elke gebruiker dezelfde toegang heeft. Iedereen zal de gegevens dus kunnen zien, maar ook kunnen wijzigen. Het is niet (of heel moeilijk) mogelijk om bepaalde gegevens enkel zichtbaar te maken voor een departement.
Zodra rapporten en dashboards gepubliceerd zijn in de Power BI Service, is het mogelijk te abonneren op rapporten en deze te delen met andere gebruikers. Uiteraard wil je niet dat iedereen binnen de onderneming alles kan wijzigen. Daarom heb je verschillende rollen die telkens meer rechten hebben: viewer, contributor, member en admin. Wil je ervoor zorgen dat gebruikers alleen specifieke informatie zien (bijvoorbeeld van hun regio of departement), dan kan je gebruik maken van Row-Level security (RLS). Zo zorg je ervoor dat iedereen binnen de juiste organisatie de juiste informatie kan raadplegen.
Conclusie
Microsoft Excel en Power BI zijn beide geschikt voor het verwerken en analyseren van gegevens. Welk programma je wanneer gebruikt is afhankelijk van de kennis binnen de onderneming, de structuur van de gegevens en het doel van het rapport.
Heb je binnen de onderneming weinig kennis van Business Intelligence? Werk je vooral met statistische gegevens waarop wiskundige berekeningen worden toegepast? Wil jij geen complexe en interactieve dashboards? Dan is Microsoft Excel de perfecte keuze!
Power BI is meer aangewezen als het gaat over Big Data, het creëren van visualisaties, het integreren van data vanuit verschillende databronnen en het creëren van Key Performance Indicatoren (KPI) om meer data gedreven beslissingen te nemen. Stel je dus elke keer de juiste vragen en gebruik het juiste programma voor de juiste doeleinden voor het beste resultaat.