Waarom kiezen voor Microsoft Power BI?
Bedrijven komen dagelijks in contact met een grote hoeveelheid data, maar hoe bepaal je welke gegevens relevant zijn? Hoe kunnen data zorgen voor een betere dienstverlening binnen een onderneming? Hoe creëer je op basis van die gegevens nuttige inzichten en trends? Microsoft ontwikkelde hiervoor één van de krachtigste en meest gebruiksvriendelijke Business Intelligence Tools: Microsoft Power BI. In deze blogpost bespreken we de voordelen van Power BI en waarom ook jij hier best gebruik van kan maken.
1. Gebruiksvriendelijkheid
Binnen het domein van Business Intelligence (BI) zijn woorden als intuïtief, self-service en easy to use al even aanwezig. Doordat Microsoft Power BI veel gelijkenissen vertoont met Microsoft Excel is het voor veel gebruikers de eerste Business Intelligence Tool die echt eenvoudig te gebruiken is. Dit komt doordat Excel-functies sterk lijken op DAX (Data Analysis Expressions). Dit is de programmeertaal die Power BI gebruikt voor het creëren van calculated columns, measures en custom tables.
Daarnaast zal Power BI heel wat data herkennen. Heb jij bijvoorbeeld de omzet- en winstcijfers van de onderneming? Dan wil je deze waarschijnlijk in een grafiek of tabel weergeven. Klik je vervolgens op een item in de tabel, dan zal de grafiek mee wijzigen. Werk je met coördinaten of plaatsnamen? Dan wil je die misschien wel op een kaart weergeven. Microsoft heeft dit alles met gemak ingebouwd in Power BI.
Tot slot is Microsoft Power Bi ook heel eenvoudig zelf te leren. Zo heeft Microsoft een learning path ontwikkeld met uitgebreide documentatie en video’s waarmee gebruikers snel de basis kunnen leren. Daarnaast is er een Power BI community opgezet om kennis en ervaringen over en met Power BI te delen. Zit je dus vast bij het creëren van een rapport of het schrijven van een measure, dan vind je in de community waarschijnlijk wel een antwoord. Wil je een opleiding op maat van jouw onderneming, dan kan je altijd terecht bij onze Business Intelligence Trainers.
2. Verzamelen en visualiseren van data
Power BI beschikt standaard over heel wat standaardvisualisaties (line charts, pie charts, bar charts, donut charts, cards, maps, KPI-cards…). Heb je nood aan meer complexe visualisaties, dan kan je altijd in de Microsoft AppSource custom visuals downloaden. Je kan deze visualisaties eenvoudig zelf stijlen en vormgeven zodat ze passen in de huisstijl van de onderneming.
Ook al ben je zelf geen data-analist, dankzij Artificial Intelligence (AI) kan je in Power BI snel inzichten vergaren uit gestructureerde en ongestructureerde gegevens. Zo kan je bijvoorbeeld met de Q&A-functie eenvoudige vragen stellen in het rapport. Power BI zal vervolgens op basis van sleutelwoorden zelf zoeken naar een diagram- of tabelvisualisatie om een antwoord te geven op je specifieke vraag.
3. Koppeling met verschillende databronnen
Power BI maakt het mogelijk om gegevens uit meerdere databronnen samen te brengen in één dataset. Zo zijn er connectoren naar alle bekende systemen van Microsoft zoals SharePoint, Azure en Dynamics 365, maar ook andere systemen zoals MySQL- en Oracle-databases, GitHub en Google Analytics. Gebruik je binnen de onderneming veel verschillende databronnen met zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens, dan kan je altijd beroep doen op onze Business Intelligence Consultants voor advies en ondersteuning.
4. Integratie met Microsoft producten
Zoals eerder vermeld, is Power BI naadloos compatibel met alle Microsoft producten. Rapporten kunnen eenvoudig gekoppeld worden als tab in Microsoft Teams zodat de impact van nieuwe inzichten gemakkelijk en snel gedeeld kunnen worden met teamleden en andere collega’s binnen hetzelfde departement (kanaal). Wil je een mail krijgen als een bepaalde KPI boven of onder een bepaalde waarde komt, dan kan dit eenvoudig via MS Flow. Daarnaast kunnen de gegevens uit Power BI rechtstreeks geanalyseerd worden in MS Excel via de analyseerfunctie. Zo hoef je dus geen enkel bestand meer te exporteren.
5. Ideaal voor mobiel en desktop
Power BI Desktop wordt gebruikt voor het verzamelen van de data en het creëren van rapporten. Deze worden vervolgens gepubliceerd in de Power BI Service zodat gebruikers de rapporten kunnen gebruiken en eventueel dashboards gemaakt kunnen worden. Zodra ze gepubliceerd zijn, zijn de gegevens altijd beschikbaar, zowel op laptop, smartphone als tablet. Power BI biedt zelfs de mogelijkheid om het ontwerp van een rapport of dashboard voor een smartphone aan te passen zodat ook op klein scherm de data goed gevisualiseerd worden.
6. Informatie delen binnen de onderneming
Zodra rapporten en dashboards gepubliceerd zijn in de Power BI Service is het mogelijk te abonneren op rapporten en deze te delen met andere gebruikers. Wil jij niet elk rapport of dashboard individueel delen, dan kan je ook gebruik maken van een workspace. Hierin worden de rapporten en dashboards geplaatst waarmee dezelfde gebruikers aan de slag zijn. Uiteraard wil je niet dat iedereen binnen de onderneming alles kan wijzigen. Daarom heb je verschillende rollen die telkens meer rechten hebben: viewer, contributor, member en admin.
Wil je ervoor zorgen dat gebruikers enkel specifieke informatie zien (bijvoorbeeld van hun regio of departement), dan kan gebruik gemaakt worden van Row-Level security (RLS). Zo zorg je ervoor dat iedereen binnen de juiste organisatie de juiste informatie kan raadplegen.
Ook buiten de eigen organisatie kunnen Power BI rapporten worden gebruikt. Bijvoorbeeld op sociale media, websites en in blogs. Iedereen op het internet kan die rapporten raadplegen.
7. Power Bi is goedkoop
Naast de voordelen hierboven vermeld, heeft Power BI nog een grote troef. Het is namelijk veruit de goedkoopste in zijn klasse, zeker voor ondernemingen van kleine of middelgrote aard.
Power BI Desktop is volledig gratis! Als je met anderen wil samenwerken aan een dashboard of de beschikbare data wil delen, dan heb je een Power BI Pro-licentie nodig. Die kost €8,40 per gebruiker, per maand. Iedere gebruiker die de dashboards of rapporten wil bekijken, zal een dergelijke licentie nodig hebben. Wil je gebruik maken van Paginated Reports en Advanced AI, dan heb je een Power Bi Premium-licentie nodig. De kostprijs hiervoor bedraagt €16,90. Een overzicht van de alle prijzen en licenties van Power BI vind je hier.